移行すべき？まだExcel？｜5分で分かる「Excel運用の限界」スコアリング

開発部
1月16日
読了時間: 9分

更新日：1月27日

こんにちは！株式会社雲海設計の技術部です。

この記事は現場責任者（部門長・チームリーダー・業務改善担当） の方に向けて書いています。

「Excelでの管理、正直キツくなってきた…」と感じつつも、システム移行の稟議を通すほどの根拠がない。

かといって、このまま放置して事故が起きたら自分の責任になりかねない——そんなモヤモヤを抱えている方が対象です。

本記事を読むことで「移行すべきか・継続でいいのか」を感覚ではなく定量で判断し、社内で検討を開始するための材料が手に入ります。

この記事の結論

Excelは万能ではないが悪でもない。「規模」「頻度」「関係者数」で最適解は変わる。
5つの観点（同時編集・監査ログ・権限・参照整合性・障害復旧）で
スコアリングすれば移行判断は"数字"で語れる
判定結果が「システム化優先」でも、いきなり大規模開発は不要。
まずは要件整理から始めれば手戻りなく進められる。

Excel限界スコア診断（Yes/Noで判定）

まずは直感で答えてみてください。所要時間は約5分です。

テキストフローチャート

【START】そのExcelファイルは複数人で同時に開くことがありますか？
　※OneDrive/SharePoint上で共同編集できていても、
　　競合・待ちが起きるなら“実質同時編集リスクあり”として判定してください
  │  
  ├─ Yes → 「編集できない/競合による手戻り」が月2回以上ある？
  │          ├─ Yes → ⚠ 同時編集リスク【高】→ Q2へ
  │          └─ No  → 同時編集リスク【中】→ Q2へ
  │
  └─ No  → 同時編集リスク【低】→ Q2へ

【Q2】過去の変更履歴を「誰が・いつ・何を変えたか」追跡できますか？
  │  
  ├─ Yes → 監査ログリスク【低】→ Q3へ
  └─ No  → 過去に「誰が消したか分からない」トラブルがあった？
             ├─ Yes → ⚠ 監査ログリスク【高】→ Q3へ
             └─ No  → 監査ログリスク【中】→ Q3へ

【Q3】「このシートは○○さんしか触らないで」という暗黙ルールがありますか？
  │  
  ├─ Yes → そのルール、破られたことがある？
  │          ├─ Yes → ⚠ 権限リスク【高】→ Q4へ
  │          └─ No  → 権限リスク【中】→ Q4へ
  └─ No  → 権限リスク【低】→ Q4へ

【Q4】別シート・別ファイルを参照する数式が10箇所以上ありますか？
  │  
  ├─ Yes → 参照先のファイル名やシート名を変えて壊れた経験がある？
  │          ├─ Yes → ⚠ 参照整合性リスク【高】→ Q5へ
  │          └─ No  → 参照整合性リスク【中】→ Q5へ
  └─ No  → 参照整合性リスク【低】→ Q5へ

【Q5】もしそのExcelファイルが消えたら、復旧手順は明文化されていますか？
  │  
  ├─ Yes → 復旧手順を実際に試したことがある？
  │          ├─ Yes → 障害復旧リスク【低】→ 判定へ
  │          └─ No  → 障害復旧リスク【中】→ 判定へ
  └─ No  → ⚠ 障害復旧リスク【高】→ 判定へ

スコアリング表（5観点×0〜5点）

フローチャートの結果を以下の表で点数化してください。

観点	0点（リスク低）	2点（リスク中）	5点（リスク高）
①同時編集	単独利用 or 競合なし	たまにぶつかるが回避できる	月2回以上「開けない/競合」
②監査ログ	変更履歴を追跡可能	履歴はあるが網羅的でない	「誰が変えたか分からない」発生
③権限設計	技術的に制限できている	暗黙ルールで運用（破られていない）	ルール違反・誤編集が発生済み
④参照整合性	参照数式なし or 単一ファイル完結	複数参照あるが壊れた経験なし	参照切れでデータ破損の経験あり
⑤障害復旧	手順が明文化＆テスト済み	手順はあるが未テスト	手順なし・担当者の記憶頼み

目安：同時編集の競合が月2回を超えると「回避のための声かけ・待ち・後追い確認」が“習慣化”し、事故確率と固定ロスが上がりやすくなります。

※自社に合わせて「月1回」や「週1回」に調整してOKです。

合計点による判定

合計点	判定	推奨アクション
0〜6点	Excel継続OK	現状維持。ただし年1回の棚卸し推奨
7〜14点	部分移行/ガードレール必須	高リスク観点のみ対策。運用ルール明文化＆バックアップ強化
15〜25点	システム化を優先検討	業務システム or SaaS導入などの検討開始を推奨

観点別解説（5つの観点を深掘り）

①同時編集

項目	内容
よくある症状	「○○さんが編集中です」で待たされる / 競合の解消に手戻りが出る / 別名保存して後でマージする“職人技”が発生
起きがちな事故	上書き消失、マージ漏れによる二重登録・欠損
現場でのチェック方法	1週間開けない・競合・手戻りが起きた回数と時間（分）を記録
解決の方向性	共同編集可能な運用へ（OneDrive/SharePoint/Google Sheets）または排他制御のあるSaaS/業務システム

稟議で使えるフレーズ：「同時編集の待ち時間が月○時間発生しており、人件費換算で年間○万円のロスです」

ロス換算一例

　年間ロス（円）＝（待ち・競合解消時間h/月）×（関係人数）×（平均人件費円/h）×12

②監査ログ

項目	内容
よくある症状	数字がいつの間にか変わっている。変更者・変更日時が追えない
起きがちな事故	監査対応・内部統制で指摘 / 不正・ミスの原因特定ができない
現場でのチェック方法	「先月15日時点のデータを再現してください」に即答できるか？
解決の方向性	バージョン履歴・操作ログが取れる仕組みへ（SharePoint / システム / SaaS）

稟議で使えるフレーズ：「証跡を出せない状態はコンプライアンス上のリスク。指摘を受けてからでは遅い」

③権限設計

項目	内容
よくある症状	「このセル触らないで」が口頭ルール。新人が知らずに編集して事故
起きがちな事故	マスタ誤編集、計算式破壊、責任の所在が曖昧
現場でのチェック方法	新人に「どこを編集していい？」と聞いて即答できるか
解決の方向性	Excel保護＋運用設計、閲覧/編集分離、ロールベース権限のあるSaaS/業務システム

稟議で使えるフレーズ：　「暗黙ルールは引き継ぎで必ず事故る。仕組みで防ぐべき」

④参照整合性

項目	内容
よくある症状	VLOOKUPが#REF、外部参照リンク切れ
起きがちな事故	壊れた数字のまま報告→意思決定が誤る
現場でのチェック方法	「リンクの編集」で参照先が多い / 存在しないパスがある
解決の方向性	DB化・マスタ一元化・ETL等で連携を自動化

稟議で使えるフレーズ： 「参照切れに気づかず出した数字が誤っていたら、対外信用問題になります」

⑤障害復旧

項目	内容
よくある症状	バックアップは取っているが、戻し方を誰も知らない／復旧テスト未実施
起きがちな事故	消失後に“実は復旧できない”と判明→業務停止
現場でのチェック方法	「今消したら1時間以内に復旧できますか？」にYesと言えるか
解決の方向性	自動バックアップ＋復旧手順書＋定期テスト、クラウドの版管理

稟議で使えるフレーズ：「復旧手順が担当者の頭の中だけなのは、観点で問題です」

具体例：Before / After

【例1】受発注管理（製造業・従業員20名）

	Before（Excel運用）	After（SaaS導入）
状況	受注→製造→出荷を1つのExcelで管理。営業・製造・出荷の3部門が同時アクセス	クラウド型の受発注システムへ移行
問題観点	①同時編集（月10回以上の競合） ②監査ログ（出荷ミス時に原因追跡不可）、④参照整合性（在庫マスタとのリンク切れ）	同時編集の競合を抑止（排他/同時編集）、変更履歴・証跡を自動記録、在庫マスタ連携をシステム連携で安定化
移行効果	同時編集の待ち・競合対応が発生。変更の追跡が困難。参照切れにより集計が壊れるリスク	同時編集の待ち時間ゼロ化、変更履歴の完全記録、マスタ連携の自動化
判定スコア	18点（システム化優先）	3点（継続OK）

【例2】案件・顧客管理（広告代理店・従業員15名）

	Before（Excel運用）	After（部分移行＋運用設計）
状況	案件ごとにExcelファイルを作成。顧客マスタは別ファイルで管理	顧客マスタのみSaaS化、案件管理はExcel継続（ガードレール追加）
問題観点	③権限（誰でも顧客情報を編集可能）、 ④参照整合性（顧客マスタ参照が頻繁に壊れる）、 ⑤障害復旧（担当者退職時にファイル所在不明）	顧客マスタをSaaSに集約し権限を分離。参照元を一本化してリンク切れを抑止。案件Excelは「参照専用」運用＋保管/バックアップ手順を明文化
移行効果	顧客情報の誤編集リスクが高い。参照切れでデータ不整合が起きる。ファイル所在が属人化	顧客マスタの権限制御、参照の安定化。案件Excelは「読み取り専用で参照」に変更
判定スコア	14点（部分移行推奨）	5点（継続OK）

ポイント

　例2のようにすべてをシステム化しなくても「高リスク観点だけ対処」で十分なケースも多いです。

よくある誤解（FAQ）

Q1. 「Excelはやめるべき」？

A. いいえ。 Excelが最適なケースは多くあります。

利用者が3名以下で同時編集が発生しない
短期プロジェクト（3ヶ月以内）で要件が固まっていない
頻繁にフォーマット変更が必要（柔軟性重視）

「Excelの苦手領域を理解して使い分ける」 が正解です。

Q2. 「システム導入には数百万円かかるのでは？」

A. 必ずしもそうではありません。

SaaSなら月額課金で開始できる
ただしサービスによっては最小契約ユーザー数があり、想定よりコストが上振れする場合があります（例：kintoneはコースによって最小ユーザー数が設定されています）。
重要なのは「現状のロス（人件費・事故対応・信用コスト）」と比較することです。

Q3. 「現場がExcelに慣れているから変えられない」

A. 段階的移行という選択肢があります。

「入力はExcel、集計はシステム」などハイブリッド運用から始めると抵抗を最小化できます。

Q4. 「IT部門がないから自分たちでは判断できない」

A. だからこそ外部の専門家を使う価値があります。

内製で迷い続けるより、要件整理だけでも壁打ちした方が結果的に早く・安く進みます。

Q5. 「うちは特殊な業務だからパッケージは合わない」

A. 本当に特殊かどうか、整理してみる価値はあります。

要件整理すると「8割標準・2割カスタム」と分かることも珍しくありません。

次のアクション：現場で1週間でできること

システム移行の意思決定は、いきなりできなくて当然です。

まずは 「判断材料を揃える」 ことから始めましょう。

1週間チェックリスト

Day	やること	所要時間
Day 1	本記事のスコアリングを実施し、合計点を出す	15分
Day 2	対象Excelの「最終更新者」「更新頻度」「関係者数」を1週間記録開始	5分/日
Day 3	「このファイルが消えたら復旧できるか？」を担当者にヒアリング	30分
Day 4	過去1年の「Excelトラブル」を棚卸し（件数・影響・復旧時間）	30分
Day 5	スコア＋トラブル実績＋ロス換算を“1枚”にまとめる	30分
Day 6-7	上長・経営層に「現状報告」として共有（意思決定を求めない）	15分