「議事録作成」だけで終わってない？会議の記録をもっとラクに、もっと活かす方法

こんにちは！株式会社雲海設計の技術部です。

突然ですが、御社の会議の「議事録」って、どうしていますか？

「若手社員が必死にメモを取っている」「録音はしてるけど、結局誰も聞き返さない」

「そもそも議事録なんて形だけで、活用できていない」——そんな状況に心当たりはありませんか？

もし「会議は多いけど、その記録をうまく活かせていない」と感じている方がいらっしゃったら、

今日の記事はきっとお役に立てると思います。

この記事を読み終える頃には、「会議の記録」がただの作業ではなく、会社の大切な資産になる——

そんな可能性を感じていただけるはずです。

そもそも「会議録画・要約ツール」って、何ができるの？

最近「tl;dv」をはじめとした会議の録画・要約ツールが注目を集めています。

すごくシンプルに言うと「オンライン会議を自動で録画して、AIが要点をまとめてくれる」サービスのことです。

イメージとしては優秀な秘書が会議に同席してくれて、終わったらすぐに「今日の会議のポイントはこの3つでした」とレポートを出してくれる——そんな感覚に近いかもしれません。

例えば1時間の営業ミーティングが終わったら、数分後には「商談の進捗」「次のアクション」「決まったこと」が箇条書きで整理されている。あるいは参加できなかった社員が30分の会議内容を5分の要約で把握できる。

そんなことが今は普通にできるようになっています。

企業規模は関係ない。「会議の資産化」こそが本質

「そういうツールって大企業とかIT企業が使うものでしょ？」

「うちは大企業だから／個人事業だから関係ないのでは？」

そう思われる方も多いかもしれません。しかし断言します。

会議の効率化と記録に会社の規模は関係ありません。

なぜなら、どの規模の組織であっても「人の記憶は曖昧である」という課題は共通だからです。

大企業・中堅企業の場合

参加者が多い会議や部署をまたぐプロジェクトでは「情報の伝言ゲーム」が起きがちです。

「A部長はこう言っていたはず」「いや、B課長は違う解釈をしている」といった認識のズレが、手戻りやミスの原因になります。

tl;dvのようなツールがあれば、会議の内容が「客観的なデータ」として残ります。

「言った・言わない」の水掛け論がなくなり、組織全体の意思決定スピードが劇的に向上します。

中小企業・小規模チームの場合

一人ひとりが複数の役割を兼務し、目の前の業務に追われていることが多いはずです。議事録作成に時間を割く余裕がないことも珍しくありません。 そんな時こそAIが「自動で記録・要約してくれる」仕組みが強力な武器になります。

議事録作成という事務作業をAIに任せることで人間は「売上を作る活動」や「本質的な議論」に集中できるからです。

つまり規模にかかわらず「会議での発言を『流れて消える言葉』にするのではなく、『いつでも引き出せる資産』に変える」こと。これがツールを導入すべき最大の理由です。

具体的な活用シーン

「大事な商談の内容、後から確認したいんだけど…」

お客様との商談ってその場では「わかりました」と言っても、後から「あれ、何て言ってたっけ？」となること、ありませんか？ 特に、数字の話や細かい条件の確認は、記憶だけだと不安になりがちです。

例えば、オンラインでの商談をで録画しておけば「先方が言っていた予算感」や「導入時期の希望」を、後からピンポイントで確認できます。

しかもAIが自動で要約してくれるので、1時間の商談でも重要なポイントだけをサッと振り返れる。

すると提案書を作るときも「たしか○○って言ってたはず…」と曖昧なまま進めることがなくなります。

結果としてお客様への提案精度がグッと上がるわけです。

「社内ミーティング、正直もっと効率化したい…」

週に何度もある定例ミーティング。

終わった後に「で、誰が何をやるんだっけ？」となってしまうこと、ありませんか？

議事録を取る人がいても、発言を追うのに必死で肝心の「決定事項」や「次のアクション」が抜けてしまうことも。

こうした場面でも自動録画・要約ツールが活躍します。会議が終わったら、AIが「今日決まったこと」「誰が何をいつまでにやるか」を整理してくれる。

例えば毎週の営業会議で「先週の振り返り」をするとき、前回の会議要約をサッと見返せば「あのタスク、どうなった？」がすぐに確認できます。

これだけで、会議の冒頭10分が節約できることも珍しくありません。

「採用面接の評価、最近ちょっとバラついてるかも…」

複数の面接官がいる場合、面接後の評価がバラバラになってしまうこと、ありませんか？

「私はAさんが良いと思ったけど、部長はBさん推しだった」——でもお互いの判断根拠が曖昧で結局なんとなくで決めてしまう。

オンライン面接を録画・要約しておけば、「候補者が○○について話した部分」を後から共有できます。

すると、「なぜこの人を推すのか」を具体的な発言をもとに議論できるようになります。

結果として採用のミスマッチが減り「あのとき、もっとちゃんと確認しておけば…」という後悔も少なくなるはずです。

最初の一歩、どう踏み出す？

「便利そうなのはわかったけど、何から始めたらいいの？」

そう感じるのは、とても自然なことです。いきなり全社導入する必要はありません。

まずは次のオンライン会議を1つだけ録画してみる——これだけで十分です。

tl;dvなどのツールは無料プランから試せるものも多く、ZoomやGoogle Meetと連携するだけで使い始められます。

まずは1回実際に使ってみて「こんな感じで要約されるんだ」と体験してみてください。

その上で、「うちの会社ではどこに使えそうか」を考えても遅くありません。

もちろん本格的に導入を検討する際には、セキュリティ面やコスト面の検討も必要になります。

まとめ

会議の録画・要約ツールを導入しただけではすべての会議が劇的に変わるわけではないでしょう。

しかし「議事録作成に費やしていた時間」を削減し「会議で決まったこと」を確実に次のアクションにつなげる——そんな仕組みを作るきっかけにはなるはずです。

「難しそう」「また今度でいいや」と思わず、まずは無料プランで「次の1回の会議」をtl;dvで録画してみてください。

失うものは何もありません。むしろその小さな一歩が、あなたのチームの生産性を大きく変える「会議改革」のスタートラインになるかもしれません。

あなたの会社でも新しい会議のスタイルを始めてみませんか？