エンジニアだけじゃない！ChatGPTに「仕様書」や「メール」を書かせるプロンプト術

こんにちは！株式会社雲海設計の技術部です。

「ChatGPTって便利らしいけど、結局うまく使いこなせてないんだよね…」

そんな風に感じていらっしゃる方、意外と多いのではないでしょうか？

試しに使ってみたものの、なんだか当たり障りのない回答が返ってきて「これなら自分で書いた方が早いな」と思った経験ありませんか？

もし「AIに仕事を手伝ってもらいたいけど、何をどう頼めばいいか分からない」と感じている方がいらっしゃったら、この記事はまさにあなたのために書いたようなものです。

この記事を読み終える頃にはChatGPTに「仕様書」や「ビジネスメール」をスラスラ書かせるコツが分かり、明日からの業務がぐっと楽になるはずです。

そもそも「プロンプト」って、何ができるの？

ChatGPTに何かをお願いするとき、私たちが入力する「指示文」のことをプロンプトと呼びます。

すごくシンプルに言うと、「AIへの頼み方」のことです。

これ、実は人間に仕事を頼むときとよく似ています。

たとえば、新入社員に「資料作っておいて」とだけ伝えたら、たぶん期待通りのものは上がってきませんよね。でも「来週の営業会議用に、A社への提案ポイントを3つにまとめた1ページの資料を、明日の午前中までに作ってほしい」と伝えれば、かなり精度の高いアウトプットが期待できます。

ChatGPTも同じなんです。

「メール書いて」ではなく「取引先への納期遅延のお詫びメールを丁寧だけど簡潔に書いて」と伝えるだけで、出力の質が劇的に変わります。

実は、非エンジニアにこそチャンスがある

「ChatGPTはIT企業が使うものでしょ？」

そう思っていませんか？実は、これは大きな誤解です。

むしろ、日々たくさんの文書作成やメール対応に追われている営業職や管理部門、経営者の方にこそ、大きなメリットがあります。

なぜならChatGPTが最も得意とするのは「文章を書くこと」だから。

エンジニアがコードを書くのを手伝うだけでなく、ビジネス文書やメールの下書きを作るのは実はAIの大得意分野なんです。

しかも、プログラミングの知識はまったく不要。

日本語で「こういう文章を書いて」と頼めばいいだけです。

具体的な活用シーン

「仕様書、毎回ゼロから書くのが大変で…」

システム開発や業務改善を外部に依頼するとき「こんな機能がほしい」をまとめた仕様書が必要になりますよね。でも、いざ書こうとすると「何をどこまで書けばいいのか分からない」という声をよく聞きます。

そんなとき、ChatGPTにこう頼んでみてください。

「私は中小企業の経理担当です。請求書を自動で作成するシステムを外注したいと考えています。開発会社に渡すための要件定義書のひな形を作ってください。必要な機能、入力項目、期待するアウトプットを含めてください。」

すると「目的」「対象ユーザー」「必要な機能一覧」「画面イメージの説明」などが整理された、かなり実用的なたたき台が出てきます。あとはこれをベースに、自社の状況に合わせて修正すればOK。

ゼロから書くよりはるかに効率的です。

「お詫びメール、正直もっとスマートに書きたい…」

納期遅延や不具合対応などお詫びのメールを書く機会は意外と多いもの。

でも「どこまで謝ればいいのか」「言い訳っぽくならないか」と悩んで、時間がかかってしまうことはありませんか？

こんな風に頼んでみましょう。

「取引先への納期遅延のお詫びメールを書いてください。遅延理由は部品調達の遅れで、新しい納期は1週間後です。丁寧だけど長すぎない文面でお願いします。言い訳がましくならないように注意してください。」

ポイントは「丁寧だけど長すぎない」「言い訳がましくならないように」という、トーンの指定を入れること。これだけで、ビジネスシーンにふさわしい、バランスの取れた文面が出力されます。

「社内への説明資料、最近ちょっと行き詰まってるかも…」

新しいツールの導入や業務フローの変更を社内に説明するとき「どう伝えれば納得してもらえるか」に頭を悩ませることはありませんか？

特に、ITに詳しくないメンバーへの説明は難しいですよね。

そんなときは、こう頼んでみてください。

「当社（従業員30名の製造業）で、勤怠管理システムを新しく導入することになりました。現場の従業員向けに、なぜ導入するのか、何が変わるのかを説明する社内通知文を作ってください。ITに詳しくない人でも分かるように、専門用語は使わないでください。」

会社の規模・業種、読み手のITリテラシー、避けてほしい表現を伝えることで、驚くほど「ちょうどいい」説明文が生成されます。

最初の一歩、どう踏み出す？

「便利そうなのは分かったけど、何から始めたらいいの？」

そう思われた方、ご安心ください。いきなり本格的な仕様書を書かせる必要はありません。

まずは明日送る予定のメールを1通だけ、ChatGPTに下書きしてもらうことから始めてみてください。

コツは、先ほどお伝えした通り「誰に」「何を」「どんなトーンで」を具体的に伝えること。

最初は完璧な出力が出なくても大丈夫です。

「もう少し丁寧に」「もっと短く」と追加で指示すれば、どんどん精度が上がっていきます。

そうやって少しずつ「AIへの頼み方」のコツをつかんでいけば、仕様書や提案書など、より複雑な文書にも応用できるようになります。

まとめ

ChatGPTなど生成AIは魔法ではありません。

何でも完璧にこなしてくれるわけではないですし、最終的なチェックは人間がする必要があります。

しかし「頼み方のコツ」さえ押さえれば日々の文書作成やメール対応を驚くほど効率化してくれる、頼もしいパートナーになってくれます。

大切なのは、まず試してみること。

そしてうまくいったパターンを自分なりに蓄積していくことです。

難しく考えずに、まずは一緒にトライしてみましょう。

その『最初の一歩』を、私たちが全力でサポートします。